Klingelingeling – Wie du dem Stressfaktor ständige Erreichbarkeit die Stirn bietest

Wie du dem Stressfaktor ständige Erreichbarkeit die Stirn bietest

Bist du für deinen Chef ständig erreichbar? Beantwortest du auch noch nach Arbeitsschluss dienstliche Mails und Nachrichten? Liegt dein Smartphone vielleicht sogar in der Nacht „rufbereit“ neben deinem Bett? Dann spielst du mit deiner Gesundheit. Denn ständige Erreichbarkeit bedeutet Stress mit entsprechend negativen Auswirkungen auf deinen Körper und deine Seele. Doch wie lässt sich der Stress und Dauerdruck durch ständige Erreichbarkeit reduzieren? Damit setzt sich aktuell ein Forschungsprojekt auseinander. Das Ergebnis: Empfehlungen für dich, wie du die Erreichbarkeit im Job regeln solltet. Wir haben uns die Empfehlungen genauer angeschaut und die wichtigsten Tipps für dich zusammengestellt.

Doch beginnen wollen wir mit ein paar Fakten. Sie sollen zeigen, woher der Stressfaktor ständige Erreichbarkeit eigentlich kommt und wie viele Menschen mittlerweile tatsächlich betroffen sind. Dabei handelt es sich keineswegs nur um Führungskräfte, sondern um ganz normale Mitarbeiter in den verschiedensten Qualifikationen.

Verflixte ständige Erreichbarkeit, woher kommt sie eigentlich?

Das du heute ständig erreichbar bist und häufig auch sein sollst, liegt nicht allein an den neuen mobilen Kommunikationstechnologien. Stichwort: Smartphone. Nein, es gibt noch eine Reihe weiterer Faktoren, die diesen Stressfaktor begünstigen. Wir möchten an dieser Stelle nur zwei nennen:

  • Da wären zum einen die Arbeitszeiten, die immer flexibler und teilweise auch internationalisierter werden. Dadurch arbeiten Beschäftigte in ein und demselben Unternehmen häufig nicht mehr zu den gleichen Arbeitszeiten. In der Folge steigt die Wahrscheinlichkeit, dass man auch nach Dienstschluss angerufen wird.
  • Auf der anderen Seite erwarten heute auch Kunden eine hohe Erreichbarkeit bis hin zur Extremversion 24/7, die von den Firmen irgendwie sichergestellt werden muss.

Ständige Erreichbarkeit: Wie viele sind betroffen?

Wie viele Beschäftigte tatsächlich auch außerhalb der Arbeitszeiten von Chefs, Kollegen oder Kunden kontaktiert werden, zeigt der Arbeitszeitreport der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (2016). Dazu wurden 18.000 abhängig Beschäftigte befragt. Das Resultat:

  • 12 Prozent der Beschäftigten gaben an, häufig arbeitsbezogen in ihrem Privatleben kontaktiert zu werden,
  • 23 Prozent manchmal,
  • 43 Prozent selten,
  • nur 22 Prozent gaben an, nie von Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden im Privatleben kontaktiert zu werden.

Die große Mehrheit der Beschäftigten muss also auch im Familienalltag, am Wochenende, beim Sport, Shoppen oder im Ehrenamt damit rechnen, mit Arbeitsthemen konfrontiert zu werden. Bei den Erwartungen an die Erreichbarkeit gibt es allerdings erhebliche Unterschiede zwischen den Berufsgruppen. So wird z. B. von Lehrern an Real-, Volks- oder Sonderschulen sowie von Fachleuten in der Datenverarbeitung und von Krankenpflegern eine besonders hohe Erreichbarkeit erwartet. Von Sprechstundenhelfern, Reinigungskräften, Kindergärtnern, Bürokräften oder Verkäufern hingegen nicht.

Ständige Erreichbarkeit reduzieren: Was kannst du tun?

Ständige Erreichbarkeit auch in der Freizeit resultiert häufig aus einer Überlastung durch eine zu große Arbeitsmenge. Um deine Erreichbarkeit wirkungsvoll einzuschränken, solltest du daher deine Überlastung reduzieren. Wie du das tun kannst, das hängt von deiner konkreten Arbeitssituation ab.

Hier ein paar Tipps für dich:

  • Weiß dein Chef, was du aktuell an Arbeit auf dem Tisch hast? Damit dein Chef oder Vorgesetzter einen realistischen Einblick in deine zu bewältigenden Arbeitsmengen erhält, solltest du dich regelmäßig mit ihm absprechen. Eventuell solltest du eine Checkliste für neue Aufgaben einführen.
  • In vielen Branchen sorgt Fachkräftemangel für eine immer stärkere Arbeitsbelastung auf den Schultern der verbleibenden Mitarbeiter. Um die Belastung zu senken, sollte sich deine Firma verstärkt um die Gewinnung neuer Kollegen bemühen.
  • Hast du schon einmal dein Selbst- und Zeitmanagement auf den Prüfstand gestellt? Eventuell kannst du hier noch etwas optimieren. So kannst du dir dein Arbeitsleben erleichtern und den Überlastungsdruck von deinen Schultern nehmen.
  • Hinterfrage deinen Umgang mit E-Mail, Telefon und Co! Setzt du die Kommunikationsmedien immer effizient ein? Musst du z. B. sofort anrufen oder reicht eine schriftliche Mitteilung per Mail? Welche Kollegen müssen unbedingt eine Mail erhalten? Welche Kollegen würdest du hingegen nur unnötig mit zusätzlichen Nachrichten in ihrem Mail-Account belasten?
  • Nicht zuletzt solltest du dich gemeinsam mit deinem Chef und deinen Kollegen mit dem Thema Anspruch an die Arbeitsleistung beschäftigen. Musst du immer 100 Prozent geben oder reichen für bestimmte Aufgaben auch 80 Prozent? Soll es immer das perfekte Arbeitsergebnis sein oder reicht in verschiedenen Fällen auch einfach eine pragmatische Lösung?

Erreichbarkeit gemeinsam regeln

Eine wirkungsvolle Maßnahme gegen ständige Erreichbarkeit ist es, gemeinsame Regeln für die Erreichbarkeit zu bestimmen und überzogene Erwartungen zu klären. Besonders bedeutsam sind solche Regeln, wenn dir dein Arbeitgeber ein Smartphone stellt oder über deine private Telefonnummer verfügt. Wenn du nicht tatsächlich Rufbereitschaft hast, musst du abends, am Wochenende oder im Urlaub außerhalb deiner Arbeitszeiten nicht erreichbar sein. Das ist ganz klar gesetzlich so geregelt.

Dementsprechend solltest du auch deine Kollegen abends oder an Wochenenden nicht arbeitsbezogen kontaktieren. E-Mails kannst du z. B. zeitverzögert versenden und Anrufe einfach auf die regulären Arbeitszeiten verlegen. So kommen auch deine Kollegen nicht in die Verlegenheit, dir außerhalb der Arbeitszeiten antworten zu müssen.

Selbst für deine Arbeitszeit solltest du klären, ob du tatsächlich immer erreichbar sein musst. Denn das bedeutet im schlimmsten Falle, dass du an einem Arbeitstag außer vielen Mails und Telefonaten gar nichts schaffst. Um Aufgaben konzentriert erledigen zu können, macht es daher durchaus Sinn, das Telefon auch einmal auf leise zu schalten. Eingehende E-Mails solltest du nicht sofort sichten und beantworten. Sind Rückruf- und E-Mail-Reaktionszeiten klar geregelt, hast du einen klaren Rahmen dafür, wie oft du deinen Mail-Eingang oder die Liste der eingegangenen Anrufe checken musst.

Ist mal etwas sehr dringend, solltest du mit deinen Kollegen auch dafür Regeln haben. So werden in manchen Unternehmen dringende Anliegen z. B. per SMS mitgeteilt und sind damit für Mitarbeiter auch außerhalb der Arbeitszeiten schnell als wichtig zu identifizieren. Hast du Kundenkontakt, solltest du auch mit den Kunden Regeln für dringende Anliegen absprechen.

Kompetenzen verteilen

Klar, als Mitarbeiter mit speziellem Fachwissen bist du unersetzlich. Trotzdem macht es Sinn, Kompetenzen und Aufgaben in deiner Firma auf verschiedene Schultern zu verteilen. So können sich die Kollegen bei Krankheit oder während der Urlaubszeit gegenseitig vertreten und müssen nicht vom Krankenbett oder vom fernen Traumstrand aus für berufsbedingte Notfälle zur Verfügung stehen.

Mitgestaltung bei der Arbeitszeit

Wie flexibel kannst du deine Arbeitszeiten oder auch deinen Arbeitsort gestalten? Stichwort: Homeoffice. Je mehr Mitgestaltungsmöglichkeiten Mitarbeiter bei Arbeitszeit und Arbeitsort haben, desto entspannter gehen sie auch mit dem Thema ständige Erreichbarkeit um. Flexibilität bedarf allerdings klarer Rahmenbedingungen wie Kernarbeitszeiten oder regelmäßige Teambesprechungen (auch virtuell), damit die Zusammenarbeit funktioniert.

Erreichbarkeit individuell managen

Wie kannst du Erreichbarkeit am besten individuell managen? Dafür kannst du verschiedene Strategien in der Praxis anwenden:

  • Begrenze den Zeitraum, in dem du für Belange rund um deine Arbeit erreichbar bist. Bestimme Zeitfenster, in denen du bewusst nicht erreichbar bist.
  • Nutze die technischen Möglichkeiten, die dir Geräte wie Smartphones bieten, um deine Erreichbarkeit zu steuern. Trenne z. B. dienstliche und private Geräte.
  • Schalte beim Smartphone Funktionen wie „Nicht stören“ ein.
  • Priorisiere eingehende Nachrichten und Anrufe. Welche sind tatsächlich wichtig und welche nicht?
  • Lassen sich Anrufe oder Mails nach Feierabend gänzlich vermeiden? Wahrscheinlich nicht. Allerdings kannst du schon in der Arbeitszeit genügend Zeit für Absprachen oder einen finalen Mail-Check vor dem Losgehen einplanen, um Anfragen von Kollegen nach Dienstschluss vorzubeugen.
  • Musst du deine Freizeit dann doch ausnahmsweise für arbeitsbezogene Aufgaben nutzen, dann sorge für einen entsprechenden Zeitausgleich und mache einmal eher Feierabend.

Fazit: Weniger Erreichbarkeit ist gut machbar

Erreichbarkeit lässt sich, wie du siehst, gut steuern. Dafür muss das Thema allerdings als Problem und Belastung wahrgenommen werden. Anschließend sind Regeln und Absprachen möglich, die deine Erreichbarkeit in sinnvolle Bahnen lenken und dir auch Raum für Familie, Freizeit oder andere Arbeitsaufgaben lassen.

Stress durch ständige Erreichbarkeit: Unsere Quellen und mehr Informationen

Du suchst noch mehr Tipps, wie du dem Stressfaktor ständige Erreichbarkeit auf den Leib rücken kannst? Dann empfehlen wir dir das interessante E-Paper: Pangert, B., Pauls, N., Schlett, C. & Menz, W. (2017). Ständige Erreichbarkeit – Ursachen, Auswirkungen, Gestaltungsansätze. Ergebnisse aus dem Projekt MASTER – Management ständiger Erreichbarkeit Freiburg i. Br.: Albert-Ludwigs-Universität. Das E-Paper kannst du dir hier als PDF downloaden.

www.erreichbarkeit.eu
www.zeit.de
www.impulse.de